Temps moyen de lecture : 5 minutes

Crédits photos : Juliette Landon

La réunion de briefing est un outil très intéressant pour les responsables d'équipe en production industrielle. Elle leur permet de communiquer instantanément des faits importants à leurs collaborateurs, tout en les impliquant davantage dans leur travail.

Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les avantages du briefing en tant qu'instrument de communication et d'implication, avant de nous concentrer sur les 5 étapes à adopter pour l'utiliser efficacement. Notre objectif est que vous puissiez utiliser concrètement le brief dans votre management pour améliorer la communication et performance de votre équipe.

Qu’est-ce qu’un briefing d’équipe ?

Le briefing de prise de poste est un mode de communication directe très efficace pour les responsables d'équipe en production industrielle. Il s'apparente à une mini réunion, mais avec un côté informel où l'échange est la priorité. Chacun peut s'exprimer sur le ou les sujets que vous lancez, poser des questions et apporter sa contribution à la discussion. Le but est de donner à chacun une vision claire de la situation actuelle et des objectifs à atteindre, ainsi que les moyens pour y arriver. Les modalités du briefing sont simples et flexibles.

Plusieurs avantages à utiliser le briefing de poste :

• Diffuser la culture d'entreprise en partageant une vision et des missions communes ;
• Transmettre un message clair et obtenir un feedback immédiat de l'équipe ;
• Anticiper les dysfonctionnements et trouver des solutions rapidement ;
• Prévenir les rumeurs en communiquant clairement et sans ambiguïté ;
• Encourager les idées et suggestions des collaborateurs ;
• Clarifier les rôles de chacun dans l'équipe ;
• Motiver l'équipe lorsque nécessaire ;
• Faciliter la coordination de l'équipe.

5 étapes à suivre pour réussir son briefing de prise de poste

Quels sont les prérequis d’un bon briefing ?

Le briefing de prise de poste consiste à passer en revue les éléments clés du travail à accomplir et à s'assurer que toutes les informations nécessaires ont été communiquées. Il s'agit également d'une occasion pour les employés de poser des questions et de clarifier les attentes de l'équipe.

Il se déroule généralement au niveau du tableau d'équipe sur lequel sont indiqués les indicateurs clés tels que les messages importants, le tableau des personnes en congé, les tâches à accomplir, etc. Ce tableau est un outil précieux pour suivre l'activité de l'équipe et pour s'assurer que tout est en ordre.

  💡  Bon à savoir 

Un brief est par définition assez court, il peut durer entre 15 et 30 minutes maximum. Si le besoin d’approfondir un sujet se fait ressentir, il sera alors pertinent d’organiser une réunion « classique » avec des intervenants plus spécialisés afin d’avoir un débat plus approfondi. Voici les 5 étapes d’un bon brief !

Étape 1 – Ritualisation de l’événement

La première étape comme son nom l’indique est d’ouvrir la séance par un rituel qui consiste à indiquer la date et l'heure du jour.

Par exemple : « Nous sommes, le 8 mars, il est 6h32 et nous commençons notre briefing d’équipe ».

Ensuite, il est important de faire passer les messages clés de la société. Cette étape permet de garder toute l'équipe informée des dernières nouvelles, tels que les visites de clients prévues, les dates limites pour les congés d'été, les résultats commerciaux, etc. En transmettant ces données, vous apportez du contexte en transmettant les informations du jour et montrez que vous êtes impliqués dans la vie de l'entreprise.

  💡  Bon à savoir 

Étape 2 – Une thématique par jour

La deuxième étape de votre briefing de prise de poste consiste à programmer une thématique pour chaque jour de la semaine. Cette astuce fonctionne particulièrement bien en production, où une semaine de 5 jours peut être rythmée autour des indicateurs clés tels que la qualité, les coûts, les délais, les ressources humaines et la sécurité (QCDRhS).

Par exemple, vous pouvez consacrer un jour :

• À la qualité des résultats de la semaine précédente ;
• Aux résultats coûts – productivité ;
• Aux respects des délais ;
• À un focus particulier sur la sécurité, à la suite d’un accident ou pour tout simplement faire un rappel ;
• À l’organisation des équipes, comme la planification des vacances, l’accueil des nouveaux arrivants ou les départs.

En consacrant chaque jour de la semaine à une thématique particulière, vous pouvez vous concentrer sur les résultats clés de la semaine précédente et définir un plan d'action pour améliorer les performances de l'équipe.

  💡  Bon à savoir 

Étape 3 – Revue des événements

Le briefing de prise de poste est un moment d'échange, il permet de faire le point sur les événements de la journée précédente. Il permet de faire un bilan chiffré de la journée, de souligner les réussites et d'alimenter le plan d'action sur les points à améliorer.

Par exemple, si une commande n'a pas été correctement traitée à cause d'un manque d'information, il convient de noter les actions correctives à mettre en place dans le plan d'action correspondant. De même, si un problème de qualité a été identifié, il est important d'alimenter le plan d'action en conséquence.

Ces revues servent à alimenter les futures semaines où chaque action corrective évoquée pourra être contrôlée ainsi que les moyens mis en œuvre. En bref, l’objectif est de passer en revue tous les événements de la veille pour noter les actions correctives dans le plan d’actions concerné.

Étape 4 – Mise en place des équipes

La quatrième étape du briefing de prise de poste consiste à organiser la disposition de l'équipe pour la journée à venir, et à définir les objectifs et priorités. Il s'agit notamment de vérifier qui est présent et qui ne l'est pas, et de placer les personnes sur les postes adéquats en fonction de leurs compétences.

Ensuite, il convient d'établir l'enchaînement logique des priorités du jour, en commençant par celles qui n'ont pas été réalisées la veille. Cela permettra de mobiliser l'équipe autour d'un objectif commun et de s'assurer que chacun sait ce qui est attendu de lui pour la journée.

Par exemple, si la commande X n'est pas partie hier, elle doit être traitée en priorité aujourd'hui, de même que les commandes Y. 

Étape 5 – Lancement de la journée

La dernière étape consiste à conclure la réunion en rappelant les principales règles de sécurité qui doivent être respectées tout au long de la journée. Il s'agit notamment de rappeler aux employés de porter leurs équipements de protection individuelle (EPI) tels que les gants, les masques et les bouchons d'oreilles.

C'est également l'occasion de souhaiter une bonne journée à tous les membres de l'équipe et de les motiver pour qu'ils réalisent leur travail avec engagement et intérêt.

  💡  Bon à savoir 

Le brief de prise de poste est un puissant outil de management pour vous rapprocher de vos collaborateurs. En étant bien structuré, il est capable de se préparer rapidement et efficacement pour répondre aux attentes en fonction des sujets et des enjeux abordés.

Télécharger dès maintenant votre fiche pratique Komugi de brief de prise de poste !