Comment réaliser une matrice de polyvalence ?

La matrice de polyvalence permet de réaliser un diagnostic des compétences de votre organisation. On peut l’appeler également matrice de compétences ou grille de polyvalence.

Cette matrice référence les niveaux de compétences des différents acteurs d’une organisation. En effet, de nombreux managers reconnaissent rencontrer des difficultés à visionner les niveaux de compétences de leurs collaborateurs. La matrice est un outil simple et efficace pour clarifier la capacité des services dans les différentes activités et d’anticiper les imprévus dans de meilleures conditions.

Nous allons voir étape par étape comment créer une matrice de polyvalence :

Étape 1 : Collecter les informations

Plusieurs renseignements sont indispensables à la réalisation d’une bonne matrice de compétence :

• La liste de toutes les activités pour chaque processus ;
• Le répertoire des missions pour chaque activité ;
• L’évaluation des besoins en ressources et compétences par mission / activité ;
• Un degré de mesure de l’importance de chaque mission / activité.

Une fois ces informations réunis, nous pouvons procéder à la création de la matrice.

Étape 2 : Créer la matrice

Elle se présente bien souvent sous la forme d’un tableau qui renseigne les aptitudes requises et disponibles d’une équipe, tout en identifiant les zones à risque pour les activités et processus engagés.

La grille se compose de 2 axes :

• Sur chaque ligne se trouve le nom des collaborateurs ;
• Sur chaque colonne se trouve l’intitulé des activités.

Pour chaque collaborateur ou pour chaque activité, le manager en charge de l’équipe va indiquer le niveau de compétence de la personne à un moment donné. Celui-ci peut être indiqué par une lettre, un chiffre ou un symbole.

Il existe plusieurs possibilités de niveaux, prenons une indication chiffrée :

Niveau 1 : La personne est experte, elle maîtrise parfaitement les tâches standards, mais aussi les cas difficiles de manière autonome. Cette personne a la capacité de former un autre collaborateur ou de l'accompagner.

Niveau 2 : La personne sait faire de façon autonome les tâches standards pour une activité. Elle sait se débrouiller seul mais a besoin d'aide sur les cas difficiles.

Niveau 3 : La personne n'a pas la capacité à faire : elle ne détient pas les éléments requis à la réalisation d’une activité. Plusieurs raisons sont possibles comme le manque de compétences, n’a pas le diplôme requis ou ne connaît pas l’activité, etc. Cependant dans l’industrie, on distingue dans cette catégorie des personnes qui seraient en mesure de réaliser l’activité avec la planification d’une formation. Dans ce cas, on organise un plan de formation pour faire acquérir cette compétence à la personne.

L’objectif ensuite est de calculer le nombre de personnes compétentes pour l’activité :

• Si le niveau est à 0, l’activité n'est pas menée correctement et il peut y avoir un grand risque ;
• Si le niveau est à 1, il y a un risque en cas d’absence ou indisponibilité de la personne ;
• Si ce niveau est à 2, 3 ou 4 la situation est plus maîtrisée et donc plus sécurisée.

Il est important aussi de prendre en compte la polyvalence d’une personne sur l’ensemble des activités. Un plan de formation peut ensuite être établi pour former les personnes ou encore faire évoluer des collaborateurs appartenant à d’autres services qui sauraient faire avec une formation. La matrice permet également de suivre dans le temps les habilitations et leurs renouvellements. L’habilitation désigne une aptitude et une autorisation légale pour exercer en toute sécurité une activité. La gestion des expirations des habilitations nécessite un repassage en formation pour réévaluer individuellement les acquis, il peut être programmé par exemple tous les deux ans (exemples d’habilitations : Certificat d’aptitude à la conduite en sécurité Caces ou l’habilitation électrique).

Étape 3 : Analyse du tableau

Une fois la matrice terminée et complété, les managers ont pour objectifs de l’analyser et d’observer les besoins manquants pour chaque activité et ainsi mettre en place des actions.

L’analyse peut se faire par activité : Est-ce qu’aujourd’hui j’ai suffisamment de personnes qualifiées pour réaliser l’activité ?

Si ce n’est pas le cas, plusieurs possibilités :

• Prévoir des formations entre collaborateur de type 1 (sait faire et peut former) à type 3 (saurait faire avec formation) ;
• Prévoir un recrutement ;
• Prévoir une formation externe.

On peut également analyser par la personne : Est-ce que mon collaborateur est suffisamment qualifié et a un potentiel d’évolution pour cette activité et service ?

Le but étant, notamment :

• D’anticiper en faisant monter en compétence les collaborateurs (vision long terme) ;
• De renforcer les équipes et prévoir les absences de personnels (démissions, congés, arrêts…) ;
• D’éviter les blocages et activités critiques dans les projets (formation interne).

Les forces et faiblesses étant identifiées, le plan d’action s’articule généralement autour deux grands axes :

• Allouer des formations dans le but de favoriser la polyvalence des collaborateurs ;
• Redistribuer les talents en fonction des besoins par service.

Quelques conseils pour établir vos plans d’actions :

• Prenez le temps de répertorier toutes les informations et travaillez étape par étape ;
• Il est impossible pour une organisation de vouloir supprimer toutes les situations de type 3 ;
• Cette matrice peut être remplie par les responsables de l’organisation, vous n’êtes pas obligés de passer par un centre d’évaluation ;
• Ce tableau est évolutif et modifiable dans le temps, prenez le temps de le mettre à jour régulièrement ;
• Prenez le temps de discuter et d’amener chaque formation en accord avec le collaborateur pour permettre une meilleur adhésion et motivation de la part de celui-ci.

4 grands aspects de la matrice de compétence

1. Identifie les savoir-faire et leurs valeurs ajoutées : donne une meilleure maîtrise des processus interne ;
2. Renforce la polyvalence et fluidifie l’activité : réduit le stress en anticipant les variations d’intensité de l’activité ;
3. Développe l’esprit d’équipe et la motivation des services : augmente la productivité des services par la formation et le développement des carrières professionnelles ;
4. Supprime les îlots de connaissance : ce qui évite les risques en établissant des plans d’actions (formation, transmission, recrutement…).

Attention toutefois, cette matrice nécessite une explication et une analyse profonde de la part du manager pour entamer et définir des actions par la suite. C’est un document qui se veut agile et ajustable dans le temps.

Une fois cette matrice mise en place, les managers ont pour enjeux de répondre aux objectifs de l’organisation et de lancer des plans d’actions pour chaque processus, notamment :

• Cartographier les compétences disponibles ;
• Lancer des campagnes d’évaluation ;
• Attribuer des formations ;
• Suivre les habilitations ;
• Lancer des recrutements.

La gestion des compétences est un sujet complexe et étendu pour les organisations. Aujourd’hui des logiciels comme Komugi existe pour aider les sociétés à analyser leurs compétences internes et à anticiper les potentiels risques (îlot de connaissance, compétence critique) et imprévus (absences du personnel). De plus un logiciel de gestion de compétence permet de mettre à jour automatiquement la matrice contrairement à d’autres logiciels non collaboratifs comme Excel par exemple.

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