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À quoi sert une matrice de polyvalence ?

Le diagnostic d’une organisation

La matrice de polyvalence est un outil d’analyse à connaître afin de réaliser un diagnostic des compétences de votre organisation. On l’appelle également matrice de compétences ou grille de polyvalence.

Elle permet de référencer les niveaux de compétences des différents acteurs d’une organisation. La matrice se présente sous forme de tableau qui renseigne les aptitudes requises et disponibles d’une équipe, tout en identifiant les zones à risque pour les activités et processus engagés.

La matrice de polyvalence est un outil incontournable pour les managers pour anticiper les perturbations en créant des plans d’actions. Ils peuvent intervenir pour former ou consolider des compétences afin de réduire les risques pour la société (manque de polyvalence, d’expertise, départ en retraite, congés…). Ils s’assurent en développant les compétences de leurs équipes une meilleure croissance sur leurs projets. Lorsque la polyvalence est maîtrisée, la notion de fiabilité des processus se renforce, l’organisation se fortifie en cas d’aléas dus aux absences de personnel.

La grille se compose de 2 axes :

  • Sur chaque ligne se trouve le nom des collaborateurs ;
  • Sur chaque colonne se trouve l’intitulé des activités, missions ou compétences.

Lorsque l’on croise ces deux axes, on estime le niveau de maîtrise de la compétence de la personne. Celui-ci se matérialise par une note, une lettre ou un symbole, elle est mesurée selon des critères (formation prévue, maîtrise, novice). Classiquement, on considère une compétence à risque lorsque moins de 3 personnes maîtrisent cette compétence dans l’organisation. En fonction, les managers peuvent planifier des programmes de développement et acquisition des compétences pour les collaborateurs.

Les enjeux d’une matrice de polyvalence

L’objectif premier de la grille de polyvalence est de transmettre une vision globale des différentes personnes et de leur niveau d’expertise pour réaliser une tâche avec efficacité. À la suite de ce constat, on en déduit une analyse de risque et un plan d’action afin de réduire les menaces.

La robustesse des compétences d’une organisation tient au fait de la gestion de cette polyvalence. C’est un vrai enjeu d’entreprise de maintenir un niveau de qualité et d’expertise dans le temps et de pouvoir palier au départ de certaines forces humaines.

Ils existent différents enjeux sur le plan industriel, managérial et de ressources humaines.

Les enjeux d’un point de vue industriel

Dans le secteur industriel, il existe une vraie plus-value à l’utilisation de la matrice de polyvalence. En effet, dans le cadre de la qualité et de la réglementation, cette matrice fait partie intégrante de la notation de la certification ISO 9001 qui contient une notion de management de qualité. Cette notion prend en compte le développement des compétences des collaborateurs.

C’est aussi une sécurité pour les organisations de connaître et anticiper tous les imprévus liés à l’absence du personnel. Afin de maintenir une excellence opérationnelle, c’est-à-dire que l’organisation met tout ce qui est en son pouvoir pour rendre plus efficient les moyens de l’organisation (ressources matérielles et humaines), il est nécessaire d’identifier les savoirs faire qui peuvent être critiques pour l’entreprise. On entend par savoir-faire critique toute compétence « acquises par un individu au cours de son expérience, et qui font de lui quelqu’un d’irremplaçable dans certaines tâches ».

La grille permet d’effectuer un suivi régulier et de comparer les niveaux de savoir-faire par activité pour répondre aux objectifs fixés afin d’optimiser le taux de réussite des projets.

La matrice de compétence permet également de suivre les certifications et habilitations réglementaires (par exemple conduite d'engins, habilitations électriques, risques chimiques, ATEX, nucléaire) nécessaires aux organisations.

Elle indique si le personnel :

  • Détiens une certification ;
  • Leur date d’expiration ou de renouvellement ;
  • Le nombre de compétences réglementaires requises pour chaque activité.

Le suivi de ces habilitations est primordial pour maintenir un niveau de qualité et de maîtrise nécessaire au bon déroulement des activités.

Pour terminer, sur le plan industriel, la matrice des compétences et de polyvalence est un pilier stratégique sur lequel les organisations peuvent s’appuyer pour anticiper, mesurer et maîtriser les imprévus.

Les enjeux d’un point de vue managérial et RH :

Un des principaux enjeux pour un manager est de connaître ces équipes en termes de compétences et de ressources pour assurer une qualité de livrable maximale.

Si un collaborateur dispose d’une compétence unique et essentielle à l’entreprise, il dispose d’un pouvoir sur le bon fonctionnement de son activité. Son absence pourrait être critique et engendrer des risques pour la croissance de l’entreprise. En identifiant ces îlots de connaissance et en analysant leurs compétences, le manager peut avoir une démarche proactive en formant d’autres ressources sur ces aptitudes pour réduire le plus possible ce risque.

Le manager doit s’assurer de la disponibilité des ressources à son poste de travail. Il doit être en mesure de pallier l’absence d’un collaborateur (en congé, en arrêt, démission…). La matrice de polyvalence permet au manager de disposer d’un outil de supervision de ces ressources humaines.

Il existe aussi des enjeux pour le développement des ressources humaines afin de planifier les plans de carrières des équipes en adéquation avec les besoins de l’entreprise. Une organisation peut se pencher sur le plan de la GPEC, de l’évolution de la pyramide des âges et départ en retraite, de la mobilité interne ainsi que sur de la formation.

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences ou GPEC est une méthodologie développée pour mettre en accord les effectifs, les emplois et les compétences avec les objectifs stratégiques et l’environnement externe. C’est un plan de carrière qui permet de prévoir le mouvement des effectifs sur le moyen terme pour répondre au besoin de l’entreprise. Une attention sera portée sur la planification des plans de carrière en fonction de la pyramide des âges dans l’entreprise afin de contrebalancer les départs en retraite et la transmission des compétences aux équipes.

La matrice de polyvalence est un outil qui permet d’appuyer l’anticipation et la planification des actions à mener pour pérenniser l’activité de l’entreprise. Elle s’inscrit dans une démarche proactive des ressources humaines sur le management des compétences. C’est aussi un formidable levier pour les RH pour favoriser la mobilité interne et d’avoir la visibilité pour redistribuer les talents au sein des services. C’est également une façon de motiver les collaborateurs et de les faire évoluer sur leur plan de carrière.

Cette matrice permet en parallèle de percevoir quelles sont les compétences à développer et de les adopter par de la formation. Une fois qu’une compétence est détectée comme importante pour l’évolution d’un collaborateur, les organisations ont tout intérêt à lancer un plan de développement d’expertise pour améliorer leur croissance.

La matrice de compétences au quotidien

La matrice de polyvalence est un atout du quotidien pour le manager car elle permet :

  • Lors de l’attribution d’un congé, de vérifier rapidement l’impact sur le fonctionnement de l’équipe et d’éviter de mettre en congés le même jour deux personnes qui auraient une compétence unique sur le site.
  • En cas d’absence imprévue du manager ou lors de son remplacement pendant ses congés, le manager intérim dispose d’un formidable outil pour organiser au mieux l’équipe. En effet, il n’a pas forcément connaissance des détails et compétences de chacun de ces membres.

Pour résumer

Quels sont les avantages de la matrice de polyvalence :

  • Assurer la disponibilité des compétences métiers à chaque poste de travail ;
  • Assurer la qualité des livrables en réduisant le risque sur les compétences nécessaires et savoir-faire unique ;
  • Maîtriser les variations d’intensité de l’activité de l’entreprise en ayant le nombre suffisant de collaborateur ;
  • Développer les compétences des collaborateurs par la formation, la GPEC, la mobilité interne ;
  • Augmenter la productivité des services en optimisant la gestion des compétences.
  • Assurer la continuité du service en cas d’absence du manager

La matrice offre un réel avantage concurrentiel aux organisations afin de maîtriser ces ressources humaines et ces compétences métiers.

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